17 de febrero de 2013

Digitalizar documentos históricos



Texto de Josep Matas, abogado [ www.legalment.cat ], sobre la digitalización de documentos históricos, el acceso público a ellos y sus condiciones de uso.
 

Los archivos, bibliotecas y centros de documentación han asumido como misión fundamental digitalizar sus fondos y ponerlos a disposición del público a través de Internet. Iniciativas individuales de centros, o programas cooperativos como por ejemplo Europeana o Memoria Digital de Catalunya, vuelcan diariamente a la red miles de documentos, un alud maravilloso de información que, no obstante, plantea muchas cuestiones desde el punto de vista tecnológico y de criterios metodológicos, y también sobre la forma de ofrecerlo a los ciudadanos. A esta última cuestión se refiere este breve texto. Son media docena de notas que nacen de la observación de la información que suele acompañar a las imágenes de los documentos digitalizados que se difunden desde la red a partir de estos programas. Estos comentarios se refieren sobre todo a los documentos históricos.


1 - Hay que reservar derechos sólo cuando hay derechos a reservar
En muchos casos, en la presentación de las imágenes, se incorporan referencias de reserva de derechos y de limitación de usos. A veces se utiliza el símbolo © y en otras ocasiones las limitaciones se expresan con un texto que advierte del estilo “reservado todos los derechos”. Estas indicaciones son a menudo incorrectas. Lo son especialmente si se trata de documentos antiguos. Recordemos que no todos los documentos merecen la protección que otorga la normativa de propiedad intelectual. Muchos documentos (los de carácter administrativo o las normas, por ejemplo) no tienen esta protección. Otros que podrían tenerla (epistolarios, cartografía, dibujos, textos literarios, fotografías...) pueden estar ya en dominio público, o sea ser libremente utilizables. Por lo tanto, antes de indicar que se reservan derechos debe verificarse si existen realmente derechos a reservar. Si no los hay debe remarcarse que son libremente utilizables.

2 - La digitalización de un documento no otorga derechos a quien la ha realizado
Complementando lo dicho en el primer punto, no es correcto atribuirse derechos sobre la reproducción. En algunos casos hemos observado que se limitan usos de los documentos indicando que hay derechos no tanto sobre el documento original sino sobre las reproducciones, afirmación que es errónea porque las reproducciones mecánicas no otorgan derechos susceptibles de protección. No hay derechos de propiedad intelectual ni para el centro (archivo, biblioteca…) que la efectúa ni para la empresa externa que haya podido ser contratada al efecto.

3 - No utilizar las licencias Creative Commons en vano
He leído en muchas ocasiones indicaciones de autorización de uso de los documentos sólo para fines de investigación, docencia o estudio, y de exclusión de uso para fines comerciales. En algunos casos esta información se sintetiza utilizando una licencia CreativeCommons. Aunque se hace probablemente con la voluntad de favorecer el uso de estos documentos, es preciso insistir en la importancia de verificar primero si existen derechos a proteger, como se indicaba en el punto 1. Incluso en el caso que existieran habría que ver si es correcto establecer estas limitaciones. Si los derechos son propios del centro o de la institución titular del mismo, por ejemplo, puede optarse por autorizar el libre uso. En otro sentido, prohibir la utilización con fines comerciales tampoco es imprescindible; en realidad es acorde con las políticas de reutilización de la información promovidas por la Directiva 2003/98/CE. En definitiva, utilizar inadecuadamente una licencia Creative Commons, además de incorrecto puede ser absolutamente contradictorio con los fines de apertura y de favorecer el libre uso que son, precisamente, la razón de ser de estas licencias.

4 - Marcas de agua, no gracias
Si los documentos son libremente utilizables no deberían estar protegidos con marcas de agua. Ya son patrimonio de todos y no tiene ningún sentido dificultar su descarga y utilización, o marcarlos con la referencia del centro. Sobre esta cuestión, que es más compleja de lo que aparentemente puede parecer, debemos seguir la Recomendación 2011/711/UE que pide evitar "medidas para limitar el uso de marcas intrusivas u otras medidas de protección visual que dificulten la utilización del material digitalizado de dominio público" (Recomendación 5.c).

5 - Todo a cambio de una cita
Al usuario que quiera utilizar la reproducción, cualquiera que sea su uso, se le debe pedir que cite la referencia del fondo o colección y del centro. Además de ser lo más adecuado si quiere trabajar con rigor, su cita permitirá que otros usuarios accedan y utilicen este u otros documentos. Una buena práctica en este sentido aportará también más valor a su trabajo o al uso que le dé. Por tanto, a interés de los ciudadanos y también del propio centro, hay que insistir y hacer muy visible esta recomendación.

6 - Que el usuario aporte información
La presentación de los fondos y colecciones en la web debería permitir siempre hacer aportaciones, de manera fácil y directa. La experiencia permite aconsejar que los comentarios puedan subirlos sólo los usuarios que se registren previamente, aunque sea con una aportación de datos personales muy mínima (nombre usuario y dirección electrónica). Un espacio para completar o enriquecer la información que aporta el documento, corregir o incorporar atribuciones y referencias, es una herramienta de corresponsabilización en el tratamiento del patrimonio documental, y una fuente de información importante para el centro que custodia el documento. Este puede ser también un buen canal por medio del cual el usuario informe del uso (publicación, por ejemplo) que haya podido hacer del documento.




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Este texto también está disponible en francés en este mismo blog y en catalán en su publicación original en el blog del autor.

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